問題陳述(problem statement)是對當(dāng)前問題或難題的陳述，需要及時(shí)采取行動以改善情況。這一陳述簡明扼要地解釋了當(dāng)前問題在功能流程和/或產(chǎn)品與當(dāng)前(有問題的)事態(tài)之間設(shè)置的障礙。

這一陳述完全客觀，僅側(cè)重于問題的事實(shí)，不包含任何主觀意見。為了使這更容易，建議您提出誰、什么、何時(shí)、何地和為什么來創(chuàng)建問題陳述的結(jié)構(gòu)。

這也將使其更容易創(chuàng)建和閱讀，使手頭的問題更易理解，因此更容易解決。問題陳述除了定義一個(gè)緊迫問題外，還是提出及時(shí)、有效解決方案的引子。

一、問題陳述的特點(diǎn)是什么?

問題陳述有三個(gè)主要特點(diǎn)或元素。它們是：

1.問題

您提出的問題的詳細(xì)信息以及為何它是應(yīng)該解決的問題。

2.建議的解決方案

您提出的解決方案的詳細(xì)信息。

3.能夠解決問題的原因

為什么您的解決方案能夠解決問題以及您將如何實(shí)施解決方案的詳細(xì)信息。

二、何時(shí)使用問題陳述

問題陳述對于定義和理解問題并制定可能的解決方案至關(guān)重要。這些陳述還提供了在與這些項(xiàng)目或流程相關(guān)的決策制定中至關(guān)重要的信息。

以下是您應(yīng)該使用問題陳述的情況：

1.澄清預(yù)期結(jié)果

問題陳述不僅確定問題和建議解決方案，還澄清了預(yù)期結(jié)果。確定期望的解決方案將有助于提供關(guān)于項(xiàng)目的總體思路。通過這一陳述，提出的解決方案以及解決方案的范圍和目標(biāo)變得清晰。作為項(xiàng)目指南問題陳述在項(xiàng)目開始后提供了導(dǎo)航項(xiàng)目的指南。在項(xiàng)目的整個(gè)持續(xù)時(shí)間內(nèi)，團(tuán)隊(duì)將不斷參考它，以幫助保持專注和在正確的軌道上。

2.作為項(xiàng)目指南

在項(xiàng)目接近完成時(shí)，再次參考這一陳述，以驗(yàn)證解決方案是否按照陳述的方式實(shí)施，以確保它確實(shí)解決了最初的問題。這有助于確保采取適當(dāng)步驟以防止將來再次發(fā)生同樣的問題。

三、如何撰寫問題陳述

問題陳述是一種工具，用于從管理層和利益相關(guān)方那里獲得對項(xiàng)目的支持和批準(zhǔn)。因此，它必須準(zhǔn)確而清晰地書寫。在制定問題陳述時(shí)，有一些關(guān)鍵元素需要記住，它們可以對項(xiàng)目的結(jié)果產(chǎn)生積極影響。

1.描述事物應(yīng)該如何運(yùn)作

首先，您需要提供一些上下文，使人更容易理解問題。開始時(shí)，解釋這個(gè)特定過程應(yīng)該如何運(yùn)作。在提到問題之前，簡潔地描述如果當(dāng)前問題不存在，該過程將如何運(yùn)作，時(shí)刻牢記最終用戶。

例如，假設(shè)您有一種提高流程效率以最大程度利用資源的想法。您可能首先描述一個(gè)理論上更有效的系統(tǒng)，并從那里開始提出建議，始終記住誰、什么、何時(shí)、何地以及為什么，以保持自己的思路清晰。

2.解釋問題并說明其重要性

問題陳述不僅應(yīng)該解決問題是什么，還應(yīng)該解釋為什么是問題，以及解決它為什么重要。這通常會有機(jī)地涉及其他"W"問題。例如：為什么我們應(yīng)該解決這個(gè)問題?因?yàn)樗绊懥薠、Y和Z部門的效率，浪費(fèi)了資源，推高了消費(fèi)者的價(jià)格。

這解決了問題是什么，誰受到了影響，以及為什么問題應(yīng)該解決。您還可以考慮包括已經(jīng)嘗試過解決問題的方法以及為什么它們沒有奏效。盡可能簡明扼要地解釋您對當(dāng)前問題的了解。

3.解釋您問題的財(cái)務(wù)成本

當(dāng)向決策者陳述問題時(shí)，您需要解釋不解決它的成本。由于金錢是商業(yè)人士交流的語言，最好將問題和建議的解決方案框定為財(cái)務(wù)成本。

例如，如果問題正在主動造成不必要的花費(fèi)，阻止公司賺更多的錢，或損害公司的公共形象(間接造成花費(fèi))，請確保以決策者理解的財(cái)務(wù)術(shù)語清晰明了地解釋。盡量準(zhǔn)確地確定問題成本的確切金額。

4.支持您的說法

一旦聲稱問題正在給公司造成損失，您必須準(zhǔn)備好用證據(jù)支持您的說法。如果忽略這一步驟，可能不會被認(rèn)真對待。做好研究，引用您的來源，并準(zhǔn)備好要呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)。

5.提出解決方案

問題陳述應(yīng)該描述您對問題的解決方案。在這一點(diǎn)上，您不會專注于找到一個(gè)解決方案，但您應(yīng)該對問題的原因有一個(gè)牢固的把握，并準(zhǔn)備提出理解和解決它的切實(shí)可行的方法。通過提出為解決問題制定的周密計(jì)劃，明確您的目標(biāo)。

6.解釋您提出解決方案的好處

現(xiàn)在，您已經(jīng)描述了一個(gè)理想的場景，其中問題不存在。您已經(jīng)指出了問題，并解釋了選擇不解決它的后果(使用美元和可靠的數(shù)據(jù))，并提出了一些實(shí)際的方法來理解和解決它。

現(xiàn)在是展示為什么這個(gè)解決方案將奏效的一個(gè)非常好的時(shí)機(jī)，再次集中精力放在解決方案的效率和財(cái)務(wù)影響上。說明解決方案將減少哪些開支，這個(gè)解決方案將如何釋放收入流，以及您的解決方案將帶來哪些無形的好處，比如增加客戶滿意度。

7.總結(jié)問題和解決方案

現(xiàn)在，您將進(jìn)入結(jié)論部分。這應(yīng)該包括問題，為什么需要解決它，以及為什么您的解決方案是解決問題的最佳答案的概括論證。

按照這種格式進(jìn)行寫作將有助于閱讀它的各方理解問題，并愿意考慮最佳的解決方案。

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